Actie banner

Handleiding plaatsen van nieuw agenda item

Uit te voeren door de HCC-rol: Agendabeheerder:   Login op de website (met je login van www.hcc.nl)   Kies uit het gebruikers menu 'Agenda item maken' Vul een titel in Selecteer de categorie Zet status op ' gepubliceerd' Vul de omschrijving in   Selecteer 'Locatie', en kies de locatie waar de bijeenkomst plaats vindt.Zie eventeel de handleiding (agenda) Locatie toevoegen Ga naar het tabblad 'Kalender'  Geef start en eind datum in met start en eind tijd Vul eventueel herhaling zoals elke 1e maandag van de maand, zoals in het voorbeeld hieronder  

21 december 2015

...

Plaatsen van een bestand bij een agenda-item

Bij het aanmaken een agenda item kun je bij de opkomst opties gebruik maken van sjablonen om, al dan niet automatisch, te mailen naar de inschrijvers. Indien je bij het opmaken van zo’n sjabloon een bestand van bv een presentatie op de IG-website wilt meesturen, zul je tegen een probleem aanlopen. Standaard is het op dit moment niet mogelijk om zo’n bijlage direct toe te voegen. Omdat de Jevent opkomstopties een standaard Joomla toepassing is, willen we daar vanuit Hobbynet zo min mogelijk aanpassen ivm mogelijke updates. Na zo’n update moet dan alles wat wij hebben aangepast opnieuw getest worden, iets wat je met ivm beschikbare capaciteit wilt voorkomen.  Als alternatief is er daarom een simpele oplossing bedacht, door gewoon de URL van de presentatie in het bericht linken. Helaas blijkt deze oplossing niet zo eenvoudig en zonder aanpassing goed te werken. Om een of andere reden kan bij de ontvanger van de mail, de juiste URL dan niet gevonden worden. Bij controle bleek dat de URL steeds automatisch gewijzigd wordt in iets wat op hcc.webmail lijkt.  Het blijkt dat de gekopieerde URL begint met “https://”  en in dit geval gaat er iets verkeerd binnen het Joomla sjabloon Na veelvuldig  testen en uitproberen is er een werkbare workaround gevonden:  Haal de link van de presentatie met kopiëren op via de IG-website, bv. een presentatie die is opgeslagen in Docman. Daarna in het sjabloon bericht voor de deelnemer eerst deze link plakken. Dan na het plakken van de link, “https://” verwijderen en vervangen door “www”. Tenslotte wordt er bij het opslaan dan nog een vraag gesteld of dit gaat om een externe website en of er http:// voor moet komen te staan; kies voor “Ja”. Concluderend: een “https” in deze manier van mailen werkt niet, dus dit vervangen door “www” en vervolgens voorstel voor http accepteren.  Let op!: Als je alleen de “s” van “https” verwijderd krijgt de ontvanger alsnog een foutmelding. Tip: probeer altijd zo’n bericht eerst uit door het aan jezelf te mailen en te kijken of alles werkt. Hopelijk komt er bij een update van de Jevent module een goede oplossing, zodat deze workaround overbodig wordt.

21 december 2015

...

Handleiding plaatsen van nieuw ONLINE agenda item 2

Uit te voeren door AGENDA BEHEERDER (ivm uitleg via front-end Joomla-servers). Met dank aan Lex van der Loo & Cees Baarda voor hun inbreng en Rob Vos voor het mee testen. Voor de organisatie van fysieke bijeenkomsten door de HCC-groeperingen ten tijde van de coronamaatregelen, is er aan de websites van de HCC een functionaliteit toegevoegd die onder de zogenaamde HCC Joomla-template draaien. Het betreft het kunnen aanmelden van bezoekers via de agendamodule, inclusief opkomstregulering. En dat alles moet dan ook nog AVG-proof zijn. Met de uitleg over de nieuwe functionaliteit van de agendamodule (Jevent) in het achterhoofd is gekeken of het ook mogelijk is die functionaliteit toe te passen voor Online bijeenkomsten (Webinairs). Hierbij hebben we 3 doelen: het agenda-item bekend maken, de inschrijvingen reguleren en met de deelnemers kunnen communiceren (en dat alles nog steeds AVG-proof). Er is al eerder een handleidng geschreven voor de webbeheerder (door Cees Plaat) die dan via de backend van de website dit geheel uitvoerde. Deze bestaat nog steeds voor de webbeheerder s. Maar omdat sommige webbeheerder s dit complex vinden EN de rol agendabeheerder hier beter gestalte krijgen, hierbij een handleiding die geheel door de rol agendabeheerder kan worden uitgevoerd via de front-end.   Evenementen aanmaken met de agendatool door de rol Agendabeheerder. Stap 1 Log in met de rol [agendabeheerder] op je eigen groeperingswebsite. In het gebruikersmenu van agendabeheer krijg je nu 4 opties Stap 2 Kies de optie [Agenda item maken] Stap 3  Kies voorzover nodig het tabblad [ALGEMEEN] Stap 4 Vul de [Titel] van het evenement in (Hier TEST) Stap 5 Kies de Categorie Stap 6 Kies het toegangsniveau Hier heb je de keuze tussen bv "Publiek", "Alleen HCC-leden" of "alleen leden van de eigen groepering". Kies hier "Publiek" als basis zodat de agenda voor iedereen zichtbaar is. Later kun je nog kiezen bij stap 17 dat bv alleen leden mogen aanmelden Stap 7 Kies de status Hier kan je het evenement voorlopig als “gedepubliceerd” neerzetten. Dat geeft je de mogelijkheid om alle instellingen te maken en te wijzigen en het evenement op een later moment te puibliceren. Het blijft dan tijdelijk onzichtbaar voor de bezoekers van de website. Stap 8 Voer nu de omschrijving van het evenement in. Daarin neem je alles op wat een potentiële deelnemer moet weten om in te schrijven. De tekst kan worden opgemaakt. Stap 9 Laat de locatie oningevuld en vul desgewenst de contactpersoon en extra informatie in. Voor de webinairs kun je een nieuwe locatie aanmaken "Videobellen & Workshop" met als "HCC-Serverplatform" en "www.wij.hcc.nl/xxx" als gegevens. Stap 10       Klik hier [OPSLAAN] Stap 11    Kies het tabblad [KALENDER] Stap 12 Voer de datum en tijd in. Stap 13   Kies hier: [GEEN HERHALING] Stap 14   Klik op "Opslaan" Stap 15    Selecteer tabblad [OPKOMST-OPTIES] Stap 16   Kies Opkomst-registratie toestaan = ja. Nu opent een pagina met veel extra opties. Stap 17 Selecteer het toegangsniveau voor de sessie ofwel: Wie mogen zich hier aanmelden (Denk aan toegevoegde waarde voor HCC-leden only !) Stap 18 Geef het maximum aantal deelnemers (hier 15) aan of laat het leeg als er geen maximum is. Stap 19 Maak de welkomst-email aan. Kies bij Extra veldtemplate voor [Blank/geen template] of als er een template beschikbaar is, voor dat template. Zodra je gekozen hebt, kan je klikken op de link: [TEMPLATE VOOR DIT EVENEMENT AANPASSEN] Nu opent een nieuw venster. Stap 20 .Vul nu de titel van dit template in (Let op! Dit allen voor de agendabeheerder en dit evenement of een kopie daarvan. Indien je dit algemeen beschikbaar wilt hebben moet de webbeheerder dit invoeren via de back-end zoals eerder beschreven !)  Stap 21 Er zijn nu diverse opties beschikbaar. Verken zelf de verschillende mogelijkheden. Als je een bevestigingsemail wil sturen open je de opties bij [Persoonlijke berichtenpagina’s] Pas hier de tekst aan. Stap 22   Pas de ingevulde opties toe, sla op en sluit af. Stap 23 Kies de annuleringsopties. Stap 24 Geef aan of gecontroleerde deelnemers gewijzigd kunnen worden. Stap 25 Geef aan wie de namen van de deelnemers kunnen zien.  Stap 26 Geef aan gedurende welke periode mensen zich kunnen inschrijven en annuleren. Stap 27   Opslaan en afsluiten Je kunt nu je evenement aanpassen door op het potloodje te klikken. Nu opent een pop-up venster waar je kunt kiezen voor [Bewerk hoofdevenement] Stap 28 Publiceer het evenement. Verander de status van het evenement van [Gedepubliceerd] in [Gepubliceerd]. Stap 29   Opslaan en sluiten Hiermee is het gehele agenda-item compleet aangemaakt en afgerond.   Deelnemers van een evenement emailen met de agendatool Als je de deelnemers van een on-line evenement een email wil sturen, bijvoorbeeld met de link naar de url van de bijeenkomst, voer je de volgende stappen uit. Stap 30 Kies het betreffende evenement op de website van je groepering Bovenaan rechts moet een potloodje staan. Scroll tot onder de deelnemerslijst tot je dit ziet: Stap 31 Klik op de link [Deelnemers] Nu opent de deelnemerslijst zonder de emailadressen (AVG-proof) Hieronder staan alle deelnemers. Stap 32 Klik nu ik het vakje voor [Deelnemer]; nu worden alle deelnemers geselecteerd. Wil je eventueel maar een deel van de deelnemers email, pas dan de kruisjes voor de namen aan. Stap 33   Klik nu op de button [Email geselecteerden] Stap 34 Maak de email aan. Stap 35 Er zijn ook diverse velden beschikbaar om het bericht te personaliseren. Stap 36   Als alle teksten goed zijn ingevoerd (gebruik preview om te controleren hoe de email eruitziet) klik dan op [Verstuur bericht]    

21 december 2015

...

Handleiding voor klikbaar maken foto's banner homepage

Deze optie kan uitsluitend door een kaderlid met de de rol "webbeheerder" worden uitgevoerd door in te loggen via de Back-end van de groeperingenwebsite! Zorg dat je (eenmalig) al eens ingelogd bent aan de voorkant van je website (met je login van www.hcc.nl) (anders kan je straks niet aan 'de achterkant' inloggen)   In dit voorbeeld gaan we foto fade5.jpg "klikbaar" maken. (Dit is een aanvulling op "foto's van de banner op de homepage aanpassen"). Ga naar - Componenten         en dan - S5 Image and Content Fader v4 Ga dan naar de tab "HTML method". Dan ben je hier: Vul hier bij "Image5" de hele URL van het artikel waar je naar toe wilt klikken.   Belangrijk: deze stappen moeten herhaald worden als je foto "fade5.jpg" aanpast ! Tenslotte kun je testen of het juiste doel behaald is. Klik links onderaan op 'Bekijk website'. Dan komt de homepage van de groepering met de foto-carrousel in beeld. Als je nu op de foto fade5.jpg klikt met de muis zul je doorverwezen worden naar het ingevoerde url van het artikel dat je wilt tonen.   De kans is groot dat het nu lijkt of de actie NIET geslaagd is en de oude foto's worden getoond! Dat komt omdat de browser cache eerst ververst moet worden. Om de ultieme test uit te voeren vergeet niet om op  'CTRL F5' (Windows) of   'Command R'  (Apple) te toetsen: Dit zorgt voor het leegmaken van de oude cache pagina !     

21 december 2015

...

Handleiding plaatsen van nieuw ONLINE agenda item 1

Uit te voeren door webbeheerders (ivm uitleg via back-end Joomla-servers). Met dank aan Kees Plaat (webbeheerder HCC!trainsim) voor zijn inbreng. Voor de organisatie van fysieke bijeenkomsten door de HCC-groeperingen ten tijde van de coronamaatregelen, is er aan de websites van de HCC een functionaliteit toegevoegd die onder de zogenaamde HCC Joomla-template draaien. Het betreft het kunnen aanmelden van bezoekers via de agendamodule, inclusief opkomstregulering.   Met de uitleg over de nieuwe functionaliteit van de agendamodule (Jevent) in het achterhoofd is gekeken of het ook mogelijk is die functionaliteit toe te passen voor online bijeenkomsten. Met als doel om met de aanmelders te kunnen communiceren (rekeninghoudend met AVG).    De afbeeldingen 1 tot en met 4 geven in delen de betreffende pagina van ‘Evenement bewerken’ in Joomla! weer, startend in de Jevent module. Aanvullende uitleg staat in de tekst tussen de afbeeldingen. Afbeelding 1: Joomla! bewerk evenement deel 1   Laat het vak ‘Locatie’ leeg, een online bijeenkomst heeft geen locatie. Afbeelding 2: Joomla! bewerk evenement deel 2   Voer hier de gewenste datum met begin en eindtijd in. De begintijd is van belang voor verdere instellingen. Afbeelding 3: Joomla! bewerk evenement deel 3   De omkaderde vakken zijn van belang: Opkomstregistratie toestaan: Ja; Sessie toegangsniveau: voor deze keer alleen leden HCC!trainsim, door het vak open te klikken zijn andere keuzes mogelijk zoals alle HCC-leden, alleen bestuursleden; Evenement-capaciteit: maximum aantal deelnemers, voor nu 99. Dit aantal kan aangepast worden afhankelijk van het doel van de bijeenkomst; Extra velden: Hier niet kiezen voor fysieke bijeenkomsten. Trainsim heeft hier een aangepaste template gemaakt met daarin een meer uitgebreide tekst voor de e-mail die als bevestiging wordt gestuurd (zie afbeelding 7). Afbeelding 4: Joomla! bewerk evenement deel 4   Bij de instellingen voor de registratieperiode kun je dezelfde procedure volgen als bij fysieke bijeenkomsten. De volgende stappen kunnen alleen via de ‘voorkant’ van de website. Je moet ingelogd zijn op de website met de juiste rollen, webbeheerder of agendabeheerder. Open het betreffende agenda-item. Daar zie je de inhoud van het eerder aangemaakte item. Zie afbeelding 5 en 6 Afbeelding 5: Website HCC!trainsim met agenda-item 30/01/2021   Afbeelding 6: Website HCC!trainsim, agenda details (als webbeheerder ingelogd)   Afbeelding 6 laat de agendapagina zien zoals de webbeheerder deze ziet, een normaal lid ziet geen gebruikersmenu en ook niet het deel onder de knop ‘Klik om aan te melden’. Nadat een deelnemer zich heeft aangemeld, krijgt deze via de mail een gepersonifieerd bericht, zie afbeelding 7. De tekst is gemaakt in de aangepaste template. Het is gewenst dat alle uitingen er zoveel mogelijk verzorgd uitzien. Bovendien heb je met een duidelijke uitleg meer kans dat de deelnemers beter voorbereid zijn. Afbeelding 7: Voorbeeld tekst bevestigingsbericht na aanmelden   Aandachtspunt is dat de e-mail afkomstig is van de mailserver van de HCC en het niet wenselijk of zelf onmogelijk is te reageren op deze e-mail. Daarom is in dit bericht de laatste regel opgenomen. Soms is het handig je gebruikers te sturen in je uitingen. Afbeelding 8: Website HCC!trainsim, agenda details met deelnemers (als webbeheerder ingelogd)   In het overzicht van aangemelde deelnemers vind je de knop ‘E-MAIL GESELECTEERDEN’. Dit is door Kees Plaat getest met zichzelf als deelnemer. Zo kun je een mail sturen naar alle of een deel van de deelnemers om bijvoorbeeld een beperkte groep uit te nodigen. Dan is de beste werkwijze de deelnemers kort voor aanvang een bericht met link en wachtwoord te sturen. Twee vliegen in een klap: wij kunnen de deelnemers laten aanmelden via de website en alle aangemelde deelnemers berichten sturen via e-mail. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je conform de richtlijnen van de AVG kunt werken. Je hebt geen lokale lijsten met deelnemers (naam, e-mailadres) nodig en geen lidnummers. Bovendien bespaart deze methode werk. Je hoeft de e-mailadressen ook niet over te nemen in een maillijst op je eigen computer. Dat zal bij iedere bijeenkomst opnieuw moeten gebeuren. Door een aantal basisteksten te maken (in bijvoorbeeld Libre Office), kun je deze elke keer kopiëren en plakken in de tekstvelden en waar nodig, aanpassen.  Afbeelding 8 laat nogmaals de agendapagina zien, nu met aangemelde deelnemers (de namen van de deelnemers zijn weggelakt). Je moet ingelogd zijn als webbeheerder of agendabeheerder (?). Om een bericht naar de deelnemers te sturen klik nu op 'deelnemers', zie rode kader. Afbeelding 9: Website HCC!trainsim, deelnemersdetails (als webbeheerder ingelogd)   Afbeelding 9 laat nu de mogelijkheden zien. Hier wordt alleen de optie E-MAIL GESELECTEERDEN behandeld. EXPORTEREN heeft Kees Plaat in het voorbeeld (op 12/12/2020) gebruikt om een e-mail naar de deelnemers te kunnen versturen. De namen van de deelnemers zijn weggelakt. Je kunt een actie op een individuele deelnemer, groep deelnemers of alle deelnemers doen, door te klikken op het vakje links van de deelnemersnaam (zie rode kader), of bij iedereen, te klikken in het vakje in de kopregel van de tabel. In dit voorbeeld is de bedoeling om iedereen een bericht te sturen met laatste informatie over de bijeenkomst. Vervolgens klikken in het vakje in de kopregel, controleren of bij iedereen een vinkje voor de naam staat, en klikken op de knop E-MAIL GESELECTEERDEN. Afbeelding 10: Website HCC!trainsim, e-mail versturen naar de aanmelders   Afbeelding 10 laat het scherm zien waar de e-mail kan worden klaargemaakt. Voer in het vak onder ‘Deelnemerbericht onderwerp:’ het onderwerp van de e-mail in. Voer daarna in het vak onder ‘Deelnemerbericht body:’ de tekst van je bericht in. Je hebt de standaard Joomla opmaakmogelijkheden tot je beschikking en ook de mogelijkheid een hyperlink op te nemen. En dat is handig, de deelnemer kan vanuit de e-mail direct op de link van de online sessie klikken. (Niet iedereen is even handig met kopiëren en plakken.) Let wel op dat je de hyperlink goed invoert. Afbeelding 11: Website HCC!trainsim, invoeren tekst e-mail   De tekst van de body kun je verrijken met velden uit de database, als naam deelnemer, naam van de bijeenkomst, enzovoort. Dit doe je door de cursor op de plek in de body te zetten waar je het veld wilt weergeven en daarna het vak onder ‘Selecteer veld om in te voegen:’ open te klikken. Klik op de veldnaam van je keuze en deze wordt gezet op de plaats van de cursor. In afbeelding 11 zie je in de body-tekst {NAME} staan. Op die plek wordt in de e-mail de naam van de deelnemer gezet. Is alles klaar is, klik dan op de knop ‘VERSTUUR BERICHT’, zie kader afbeelding 10. Je krijgt een bevestiging te zien in de ruimte boven de knoppen. Afbeelding 12: Bericht verstuurd voor de bijeenkomst van 17/10/2020   Afbeelding 12 laat het bericht zien wat HCC!trainsim heeft verstuurd 10 minuten voor aanvang van de online bijeenkomst. Alle basisteksten voor de bijeenkomsten van HCC!trainsim worden verzameld in bijvoorbeeld een Libre Office document. Dan kun je met kopiëren – plakken snel de diverse teksten in orde maken. Controleren, aanpassen aan de actualiteit, velden toevoegen, link aanpassen, opmaak nogmaals controleren, daarna kan het bericht verzonden worden. Bijkomstig voordeel van deze werkwijze is, dat je uitingen en ook de opmaak eenduidig kan houden. Als een bijeenkomst om 13.00 uur start, stuur dan rond 10.00 uur nog een reminder naar de aangemelden. Dan zie je eventueel ook bijzonderheden. Ongeveer 10 minuten voor aanvang van de bijeenkomst kun je het bericht versturen, inclusief de link. Dan moet je alles klaar hebben staan, en moet alles in orde zijn. Voor webbeheerder s is bovenstaande functionaliteit van de agendamodule goed werkbaar. Richting de deelnemers ziet deze werkwijze er verzorgt uit en bovendien voor AVG-richtlijnen een ideale werkwijze. 

21 december 2015

Sponsoren HCC!hobbynet

Logo sponsor BIT

Vyos logo router software sponsor

'Meld je aan voor de nieuwsbrief'

'Abonneer je nu op een of meerdere van onze nieuwsbrieven en blijf op de hoogte van onze activiteiten!'

Aanmelden