Als kader- of kernlid heb je, zolang je kader- of kernlid bent, de beschikking over een kadermail account en mailbox. Via deze mailbox kan je als kader- of kernlid heel herkenbaar met de leden van je groepering communiceren. Je bent immers direct herkenbaar als HCC kaderlid.
Mail onderling tussen kader- en kernleden is extra eenvoudig gemaakt door het gebruik van functionele email adressen. Een adres als bestuur@groepering.hcc.nl komt altijd bij de zittende bestuursleden aan. Op de kadersite kan je daarnaast snel het individuele kadernet emailadres van ieder kader- of kernlid opzoeken.
Er horen bij dit account echter wel een paar spelregels. Deze bijdrage is bedoeld om die spelregels weer onder je aandacht te brengen.
Gebruik van de mailbox
Gebruik je kader mailbox nooit voor privé email. Geef dus nooit je kader mailadres op bij sites of doelen die helemaal niets met HCC te maken hebben. Het email adres is net zo tijdelijk als de kader- of kernlidfunctie die je bekleedt.
Omvang van de mailbox
Omdat je mailbox uitsluitend bedoeld is om op herkenbare manier met je leden (en tussen de kaderleden onderling) te communiceren, heb je geen super-grote mailbox nodig. Denk bij super-groot aan mailboxen, die meer dan 50 - 100Mb in beslag nemen.
Geen archief
Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om je kader email langdurig op de Hobbynet mailserver te bewaren. Alhoewel de (web)mail omgeving dit wellicht technisch gezien mogelijk maakt, is het daarnaast ook niet de bedoeling om op de Hobbynet mailserver allerlei archief mappen aan te maken. Voor het langdurig bewaren van echt belangrijke mail dien je de mail thuis, op je eigen computer te bewaren. Stuur het door naar een privé account en verwijder het bericht uit je kader mailbox. Laat ook de consequenties van de volgende alinea’s goed tot je doordringen.
Geen dagelijkse backup
Hobbynet maakt, vanwege het vluchtige karakter van de kadermail, geen dagelijkse backup van de mailomgeving. Mochten de Hobbynet servers om welke reden ook totaal onbruikbaar worden, dan ben je al je kadermail kwijt.
Mailaccount stopt bij het beëindigen van je kader- of kernlidmaatschap
Op het moment dat je geen enkele kaderrol meer hebt, stopt de toegang tot de Hobbynet mailomgeving (en dus tot de kadermailbox) per direct. Nieuwe mail, die nadien nog naar je inmiddels opgeheven kadernet emailaccount wordt gestuurd, zal als onbestelbaar worden geweigerd.
Mail doorsturen naar je eigen emailaccount
Op de kadersite kan ieder kader- of kernlid met een eenvoudige handeling alle nieuwe kadermail door laten zetten naar het contact emailadres, zoals je dat zelf op mijn.hcc.nl in hebt ingesteld.
Omdat een eigen mailaccount vaak wel gebackupped wordt, lijkt dat voor mail die langere tijd bewaard zou moeten worden de betere oplossing.
Denk er wel aan, dat als je de nieuwe mail laat forwarden, je dan via de webmail alle bestaande mail opruimt, en de prullenbak daarna leegt. Dat voorkomt dat er diskruimte gebruikt blijft worden, waar geen gebruik meer van wordt gemaakt.
Incidenteel ruimen de Hobbynet beheerders dit soort 'vergeten' bestanden handmatig op, maar laat het daar svp niet op aankomen.
