Uit te voeren door AGENDA BEHEERDER (ivm uitleg via front-end Joomla-servers).
Met dank aan Lex van der Loo & Cees Baarda voor hun inbreng en Rob Vos voor het mee testen.
Voor de organisatie van fysieke bijeenkomsten door de HCC-groeperingen ten tijde van de coronamaatregelen, is er aan de websites van de HCC een functionaliteit toegevoegd die onder de zogenaamde HCC Joomla-template draaien. Het betreft het kunnen aanmelden van bezoekers via de agendamodule, inclusief opkomstregulering. En dat alles moet dan ook nog AVG-proof zijn.
Met de uitleg over de nieuwe functionaliteit van de agendamodule (Jevent) in het achterhoofd is gekeken of het ook mogelijk is die functionaliteit toe te passen voor Online bijeenkomsten (Webinairs). Hierbij hebben we 3 doelen: het agenda-item bekend maken, de inschrijvingen reguleren en met de deelnemers kunnen communiceren (en dat alles nog steeds AVG-proof).
Er is al eerder een handleidng geschreven voor de webbeheerder (door Cees Plaat) die dan via de backend van de website dit geheel uitvoerde. Deze bestaat nog steeds voor de webbeheerder s. Maar omdat sommige webbeheerder s dit complex vinden EN de rol agendabeheerder hier beter gestalte krijgen, hierbij een handleiding die geheel door de rol agendabeheerder kan worden uitgevoerd via de front-end.
Evenementen aanmaken met de agendatool door de rol Agendabeheerder.
Stap 1
Log in met de rol [agendabeheerder] op je eigen groeperingswebsite.
In het gebruikersmenu van agendabeheer krijg je nu 4 opties
Stap 2
Kies de optie [Agenda item maken]
Stap 3
Kies voorzover nodig het tabblad [ALGEMEEN]
Stap 4
Vul de [Titel] van het evenement in (Hier TEST)
Stap 5
Kies de Categorie
Stap 6
Kies het toegangsniveau
Hier heb je de keuze tussen bv "Publiek", "Alleen HCC-leden" of "alleen leden van de eigen groepering".
Kies hier "Publiek" als basis zodat de agenda voor iedereen zichtbaar is. Later kun je nog kiezen bij stap 17 dat bv alleen leden mogen aanmelden
Stap 7
Kies de status
Hier kan je het evenement voorlopig als “gedepubliceerd” neerzetten. Dat geeft je de mogelijkheid om alle instellingen te maken en te wijzigen en het evenement op een later moment te puibliceren. Het blijft dan tijdelijk onzichtbaar voor de bezoekers van de website.
Stap 8
Voer nu de omschrijving van het evenement in. Daarin neem je alles op wat een potentiële deelnemer moet weten om in te schrijven. De tekst kan worden opgemaakt.
Stap 9
Laat de locatie oningevuld en vul desgewenst de contactpersoon en extra informatie in.
Voor de webinairs kun je een nieuwe locatie aanmaken "Videobellen & Workshop" met als "HCC-Serverplatform" en "www.wij.hcc.nl/xxx" als gegevens.
Stap 10
Klik hier [OPSLAAN]
Stap 11
Kies het tabblad [KALENDER]
Stap 12
Voer de datum en tijd in.
Stap 13
Kies hier: [GEEN HERHALING]
Stap 14
Klik op "Opslaan"
Stap 15
Selecteer tabblad [OPKOMST-OPTIES]
Stap 16
Kies Opkomst-registratie toestaan = ja.
Nu opent een pagina met veel extra opties.
Stap 17
Selecteer het toegangsniveau voor de sessie ofwel: Wie mogen zich hier aanmelden (Denk aan toegevoegde waarde voor HCC-leden only !)
Stap 18
Geef het maximum aantal deelnemers (hier 15) aan of laat het leeg als er geen maximum is.
Stap 19
Maak de welkomst-email aan. Kies bij Extra veldtemplate voor [Blank/geen template] of als er een template beschikbaar is, voor dat template.
Zodra je gekozen hebt, kan je klikken op de link: [TEMPLATE VOOR DIT EVENEMENT AANPASSEN]
Nu opent een nieuw venster.
Stap 20
.
Vul nu de titel van dit template in
(Let op! Dit allen voor de agendabeheerder en dit evenement of een kopie daarvan. Indien je dit algemeen beschikbaar wilt hebben moet de webbeheerder dit invoeren via de back-end zoals eerder beschreven !)
Stap 21
Er zijn nu diverse opties beschikbaar. Verken zelf de verschillende mogelijkheden.
Als je een bevestigingsemail wil sturen open je de opties bij [Persoonlijke berichtenpagina’s]
Pas hier de tekst aan.
Stap 22
Pas de ingevulde opties toe,
sla op en sluit af.
Stap 23
Kies de annuleringsopties.
Stap 24
Geef aan of gecontroleerde deelnemers gewijzigd kunnen worden.
Stap 25
Geef aan wie de namen van de deelnemers kunnen zien.
Stap 26
Geef aan gedurende welke periode mensen zich kunnen inschrijven en annuleren.
Stap 27
Opslaan en afsluiten
Je kunt nu je evenement aanpassen door op het potloodje te klikken.
Nu opent een pop-up venster waar je kunt kiezen voor [Bewerk hoofdevenement]
Stap 28
Publiceer het evenement.
Verander de status van het evenement van [Gedepubliceerd] in [Gepubliceerd].
Stap 29
Opslaan en sluiten
Hiermee is het gehele agenda-item compleet aangemaakt en afgerond.
Deelnemers van een evenement emailen met de agendatool
Als je de deelnemers van een on-line evenement een email wil sturen, bijvoorbeeld met de link naar de url van de bijeenkomst, voer je de volgende stappen uit.
Stap 30
Kies het betreffende evenement op de website van je groepering
Bovenaan rechts moet een potloodje staan.
Scroll tot onder de deelnemerslijst tot je dit ziet:
Stap 31
Klik op de link [Deelnemers]
Nu opent de deelnemerslijst zonder de emailadressen (AVG-proof)
Hieronder staan alle deelnemers.
Stap 32
Klik nu ik het vakje voor [Deelnemer]; nu worden alle deelnemers geselecteerd.
Wil je eventueel maar een deel van de deelnemers email, pas dan de kruisjes voor de namen aan.
Stap 33
Klik nu op de button [Email geselecteerden]
Stap 34
Maak de email aan.
Stap 35
Er zijn ook diverse velden beschikbaar om het bericht te personaliseren.
Stap 36
Als alle teksten goed zijn ingevoerd (gebruik preview om te controleren hoe de email eruitziet) klik dan op [Verstuur bericht]
